Текстовый процессор MS Word
Классификация документов
Рассмотрим деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Цель классификации – повышение оперативности работы и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает быстрый их поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.
При неправильной группировке документов значительно затрудняется работа архивных органов, в которых продолжается работа с ними. Документы можно классифицировать по способу фиксации, содержанию, способу изготовления, степени сложности, месту составления, срокам исполнения, происхождению, юридической силе, назначению и т.д.
- По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя все документы, созданные машинным путём, а также изготовленные на множительных аппаратах. К графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы. Фото - и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотоплёнка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, используются в работе секретаря при составлении диктограмм, протоколировании собраний, совещаний, заседаний.
- По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово - расчётные, снабженческо - бытовые, по личному составу.
- По наименованию существует большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчёты, акты, планы, письма, заявления и т.д.
- По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливают типографическим способом, постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места. Такие документы очень перспективны, т.к. экономят время на составление и повышают общую культуру и грамотность документов.
- По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, т.к. их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.
- По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения.
- По срокам исполнения документы делятся на срочные и несрочные. Показателем служит срок исполнения документа, который устанавливается законом и правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.
- По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – касающиеся конкретных лиц, т.е. заявления, письма, жалобы.
- По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными – документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, истечение срока действия.
- По назначению документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Созданию документа предшествует стадия черновика – документа в предварительной редакции. В юридическом отношении, подлинник и копия с него равноценны. Копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого пишется слово «копия», соответствующим образом заверенная. Существуют такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется. Выписка из документа – копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.
- По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.
- По роду деятельности документы классифицируют на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, первичная учётная документация, отчётно-статическая, расчётно-денежная, по ценообразованию, по торговле по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т. д.
- По оформлению документы (изографические) бывают следующие: плакат, художественная репродукция, эстамп, художественная открытка, альбом, прикладная графика, оформление текстов в различные формы.
- По типу носителей классифицируют документы: бумажные, электронные, магнитные, оптические.
- По способу создания документы можно разделить на первичные и сводные.
История создания текстовых процессоров
Microsoft Word (часто – MS Word, Winword или немудреный Word) – это текстовый процессор, какой выпускает фирмой "Microsoft" в составе пакета "Microsoft Office".
Первая версия была написана Ричардом Броды для использования в DOS, в 1983 году. Позже выпускались версии для Apple Macintosh (1984), SCO Unи и Microsoft Windows (1989).
Microsoft Word многим должен Bravo – текстовому процессору с оригинальным графическим интерфейсом, разработанному в исследовательском центре "Xerox PARC". Творец Bravo, Чарльз Симони покинул PARC в 1981 году. Тем же летом Симони переманил Броды, с которым вместе работал над Bravo.
Первый прием Word для MS-DOS состоялся в конце 1983 года. Он был плохо принятый рынком, продажу снижало наличие конкурирующего продукта – Wordperfect.
Однако версия для Macintosh, выпущенная в 1985 году, получила широкое распространение. Через два года Word 3.01 для Macintosh усилил позиции (версия 3.0 изобиловала ошибками и быстро была заменена).
Первая версия Word для Windows выпущенная в 1989 году, продавалась сообразно цене 500 долларов США. Она демонстрировала лучший компанией Microsoft виток развития: как и сама Windows, она многое взяла после Macintosh, и использовала стандартные клавиатурные сокращения (например, CTRL-S для сохранения файла). После выпуска в будущем году Windows 3.0 продажа поползла наверх (Word 1.0 намного лучше работал из Windows 3.0, чем из больше старыми версиями Wиndows 386 и Wиndows 286), главный противник – Wordperfect – не смог выпустить рабочую версию перед Windows, что оказалось для него смертельной ошибкой. Версия 2.0 утвердила Winword на позиции лидера рынка.
В настоящее время Microsoft Word является наиболее популярным из используемых текстовых процессоров.
История версий Word представлена далее в версии для Microsoft Windows.
1989, ноябрь – Word для Windows
1991 – Word 2 для Windows
1993 – Word 6 для Windows
1995 – Word 95, также знаменитый как Word7
1997 – Word 97, также знаменитый как Word 8
1999 – Word 2000, также знаменитый как Word 9
2001 – Word XP, также знаменитый как Word 2002 или Word 10
2003 – Word 2003, также знаменитый как Word 11, официально именуемый Microsoft
Office Word 2003
2007 – Word 2007
Основные возможности Microsoft Word 2003-2007:
1. Использовать различные шрифты.
2. Проводить редактирование текста.
3. Автоматически нумеровать страницы, главы, рисунки.
4. Форматировать текст.
5. Проверять правописание во время ввода текста.
6. Создавать вертикальный текст.
7. Создавать геометрические фигуры.
8. Печатать формулы.
9. Использовать верхний и нижний индексы.
10. Создавать таблицы.
11. Работать с диаграммами и графиками.
12. Использовать специальную надпись (художественный заголовок) – WordArt.
13. Вводить в текст различные фото, рисунки.
14. Вставлять кадры из видеофильмов.
15. Производить сортировку данных по возрастанию (убыванию).
16. Размещать текст в несколько колонок.
17. Использовать цвета линий, букв, стрелок и т. д.
18. Производить математические действия (+, -, *, :).
19. Использовать специальные символы.
20. Вставлять сноски, колонтитулы, примечания.
21. Получать справки по текстовому редактору.
22. Сохранять документ.
23. Выводить документ на бумагу.
24. Отправлять созданный документ по электронной почте.
25. Создавать гиперссылки и т.д.